Izrada plana sređivanja– planom sređivanja identificira se količina i stanje poslovne dokumentacijske cjeline, definira hijerarhijska struktura i dubina opisa ovisno o zadanom cilju i sukladno načelima provenijencije i prvobitnog reda te utvrđuje vremenski okvir i resursi potrebni za obradu i opis predviđene cjeline gradiva.

Sređivanje gradiva – podrazumijeva postupak identifikacije jedinica u strukturi i definiranja veza među njima te njihovo slaganje u odgovarajuće arhivske jedinice koje odražavaju funkcije, poslovne procese ili druge planom sređivanja definirane jedinice, sukladno načelima provenijencije i prvobitnog reda, prema utvrđenom redu (kronološki, sadržajno ili dr.)

Popisivanje gradiva - konvencionalno ili u ARHiNET sustavu – podrazumijeva izradu popisa arhivskih jedinica unutar dokumentacijske cjeline sukladno propisanim elementima (naziv, vrijeme nastanka, količina i sadržaj gradiva, datum i ime osobe koja je izradila popis i dr.)

Tehničko opremanje i uređivanje gradiva – sukladno pravnim propisima o zaštiti arhivskoga gradiva, ono mora biti tehnički adekvatno opremljeno, uređeno i spremljeno u odgovarajuću zaštitnu ambalažu. Iz toga je razloga poslovnu dokumentaciju potrebno tehnički opremiti i urediti što podrazumijeva uklanjanje metalnih spojnica, plastičnih fascikli te ostale popratne opreme koja može dugoročno ugroziti poslovnu dokumentaciju.

Vrednovanje i izdvajanje poslovne dokumentacije za izlučivanje – podrazumijeva postupak kojim se procjenjuje vrijednost zapisa i utvrđuje rok do kojega de se čuvati određena vrsta gradiva ili jedinice gradiva, te se određuje postupak sa svakom vrstom odnosno jedinicom gradiva po isteku roka čuvanja.

Izlučivanje (škartiranje) poslovne dokumentacije – podrazumijeva pregled cjeline gradiva i izdvajanje jedinica čiji je utvrđeni rok čuvanja istekao (sukladno posebnom popisu s rokovima čuvanja).

Izrada popisa poslovne dokumentacije za izlučivanje – podrazumijeva popisivanje izlučenih jedinica gradiva prema sadržajnim jedinicama s označenim stavkama iz posebnog popisa i rokovima čuvanja za svaku jedinicu popisa te postupkom s gradivom nakon isteka roka čuvanja.

Izrada kataloga javno dostupnih informacija – Za Imatelje poslovne dokumentacije osiguravamo pristup sustavu izrade kataloga javno dostupnih informacija koji je zakonska obveza tijela javne vlasti. Katalogu javno dostupnih informacija Imatelja poslovne dokumentacije, nakon što se definira, pristupa se preko WEB sučelja. Imatelj poslovne dokumentacije dobiva link, odnosno web putanju do Kataloga koji se nalazi na centralnom serveru Pismohrane servis d.o.o.. Dobiveni link je potrebno ugraditi u WEB stranice Imatelja poslovne dokumentacije. Katalog je mogude pretraživati i pregledavati.

Export popisa poslovne dokumentacije u EAD standard – EAD standard je međunarodni arhivistički standard za razmjenu arhivskih podataka između arhivskih ustanova. Arhivska ustanova je svaka pravna osoba koja ima ili posjeduje arhivsko gradivo. Imatelj poslovne dokumentacije ima mogućnost da svoje arhivsko gradivo temeljem standarda razmjenjuje sa ostalim Imateljima poslovne dokumentacije te na taj način podatke o svom gradivu isporučuje pojedinim ustanovama, sustavima, portalima i dr.

Export popisa poslovne dokumentacije u zakonski definiran XML format – Hrvatski državni arhiv je definirao XML format za dostavu evidencija gradiva u informacijski sustav ARHiNET koja se temelji na zakonom propisanoj obavezi dostave podataka državnom arhivu. Imatelju poslovne dokumentacije se omogućava usluga dostave popisa poslovne dokumentacije putem službenog formata Hrvatskog državnog arhiva nadležnom državnom arhivu te se na taj način realizira zakonom utvrđena obaveza redovite dostave popisa gradiva nadležnom državnom arhivu.

Sređena arhiva je ogledalo jedne uspješne tvrtke!