Unatoč činjenici da se računala i elektroničko poslovanje danas koriste u gotovo svim tvrtkama bez obzira na njihovu veličinu, veliki broj poslovnih dokumenata koji ulaze u organizaciju, pokreću poslovne procese ili se koriste u poslovnom procesu je i dalje u papirnatom obliku.

Digitalizacija papirnate dokumentacije je pretvaranje papirnatog zapisa u digitalni oblik postupkom skeniranja a obuhvaća nekoliko faza: pripremu poslovne dokumentacije, skeniranje poslovnih dokumenata, indeksiranje i pohranu na prijenosnim digitalnim medijima koji imaju dug vijek trajanja i zaštićeni su od uništavanja.

Digitalizacijom poslovne dokumentacije omogućava se brzo pronalaženje sadržaja, distribucija pronađenih podataka i mogućnost pristupa podacima sa udaljenih lokacija.

Glavne prednosti uvođenja elektronskog arhiviranja poslovnih dokumenata:

• brz i lak pristup informacijama iz arhive,
• niži troškovi poslovanja,
• smanjenje arhivskog prostora.

Vrste skeniranja:

Skeniranje poslovne dokumentacije – podrazumijeva skeniranje poslovne dokumentacije standardne veličine papira A4 u protočnom skeneru.

Skeniranje poslovne dokumentacije Flat skenerom – podrazumijeva skeniranje poslovne dokumentacije veće od A4 formata, oštećenih poslovnih dokumenata, poslovnih dokumenata uvezanih jamstvenikom i sl.

Indeksiranje skeniranog poslovnog dokumenta (do 10 indeksnih polja) – definiranje pojedinačnog poslovnog dokumenta do deset indeksnih polja s svrhom lakšeg pronalaska u bazi podataka.

Spremanje OCR teksta – podrazumijeva pretvaranje digitaliziranog slikovnog oblika skeniranog poslovnog dokumenta u tekstualni i PDF format. OCR pretvaranje slike u tekst ne podrazumijeva ispravljanje nomotehničkih grešaka koje su rezultat OCR postupka.

Spremanje OCR i PDF teksta u DCS.NET – podrazumijeva spremanje „oceriranog“ teksta te PDF formata u DCS.NET bazu podataka.

Moderno arhiviranje - Sačuvajte svoju poslovnu arhivu od propadanja!